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La cita previa en un taller mecánico se organiza con cuatro decisiones: qué datos pides al dar la cita, cuánto tiempo bloqueas según el trabajo, qué haces con las urgencias y cómo evitas que la cita se caiga.
Puedes empezar hoy con una agenda compartida y sin comprar ningún programa. Automatizarla es un paso posterior, y solo compensa si primero tienes claro el método.
Esta guía va en ese orden. Al final verás qué cambia con una cita previa online y cuánto cuesta. Los precios van sin IVA.
No te vamos a dar un porcentaje de citas perdidas en talleres: los que circulan por blogs de software no citan fuente y no hemos podido contrastarlos. Haz la cuenta con tus datos:
huecos vacíos por semana × horas de cada hueco × tu precio de la hora de mano de obra × semanas que abres
Ejemplo ilustrativo, con cifras inventadas: 3 huecos de una hora × 40 € × 48 semanas = 5.760 € al año, solo en mano de obra, sin contar piezas ni el cliente que no vuelve.
Para tener una escala de lo que factura una orden: la asociación de talleres CETRAA publicó que el importe medio por orden de trabajo fue de 323,71 € (no consta si incluye IVA) en el primer semestre de 2023, con una muestra de unos 600 talleres y 250.000 órdenes (CETRAA, 26-07-2023). Es un dato de 2023 y es facturación, no beneficio.
Cinco datos, siempre los mismos:
Hay una razón práctica. El reglamento de talleres (Real Decreto 1457/1986) exige que el presupuesto escrito y el resguardo de depósito lleven marca, modelo, matrícula y kilómetros (BOE, artículo 14). Consulta con tu gestor cómo te afecta. Si los recoges al dar la cita, el día que llega el coche ya los tienes y el cliente no espera a que los teclees.
La agenda falla cuando todas las citas ocupan lo mismo. Divide los trabajos en tres grupos y dale a cada uno su bloque. Un blog de un proveedor de software de gestión de talleres propone este punto de partida, como cifras orientativas:
| Tipo de trabajo | Ejemplos | Bloque de partida |
|---|---|---|
| Rápido | Aceite, filtros, pastillas | 30–60 min |
| Medio | Frenos completos, revisión, diagnosis | 1–2 h |
| Largo | Embrague, distribución, motor | 4–8 h |
Y recomienda dejar un colchón de 15–20 minutos entre servicios para los retrasos. Son cifras de un proveedor, no un estándar: valídalas con tu taller. Durante cuatro semanas apunta la hora de entrada y de salida de cada orden y calcula cuánto tarda de verdad cada tipo. Con esos datos, redondea al alza y esa es tu franja. Un ejemplo con cifras inventadas: si tus cambios de pastillas tardan de media 50 minutos y algunos se alargan hasta 65, bloquea 70 y no 50: así nada de lo que viene detrás se desplaza.
Suelen ser los mismos, y los tres se arreglan sin gastar un euro:
Para el cliente que dice «no sé qué le pasa» no reserves un bloque largo. Reserva una cita corta y fija de 30 minutos con un solo mecánico, con matrícula y descripción del problema apuntadas de antemano. Es también el ejemplo de uso de nuestra reserva online, y funciona igual con una libreta.
El resultado de esa cita es un presupuesto por escrito. El reglamento reconoce al usuario el derecho a recibirlo y le da una validez mínima de doce días hábiles (BOE, artículo 14). Con él, el cliente decide y tú reservas después el bloque adecuado.
Siempre habrá quien llegue con el coche parado. Un consejo propio, sin fuente que lo avale, así que ajústalo a tu histórico: deja dos o tres huecos de 30 minutos al día reservados para urgencias y libéralos a media mañana si nadie los ha usado. Ni la agenda se llena de huecos muertos ni la urgencia rompe la mañana.
Una cita cae, sobre todo, por olvido. La mejor evidencia que hemos encontrado sobre recordatorios es sanitaria, no de talleres: una revisión Cochrane de 2013 (8 ensayos, 6.615 participantes) halló que asistía el 78,6 % de quienes recibían un SMS de recordatorio frente al 67,8 % de quienes no recibían nada, con una calidad de evidencia de baja a moderada (Cochrane). Un taller no es un hospital, pero el mecanismo (se te olvida) es el mismo. Más detalle en nuestra guía sobre cómo evitar que los clientes no se presenten, pensada para peluquerías.
Con una hoja compartida y tu móvil basta:
Tres números cada semana, en una hoja:
| Qué | Cómo |
|---|---|
| Citas que no aparecen | Cuántas de las citas de la semana |
| Ocupación | Horas de trabajo vendidas entre horas disponibles |
| Cancelaciones con más de 24 h | Cuántas, para saber cuántas se pueden reasignar |
Cuatro semanas de datos valen más que cualquier cifra de un blog.
Cuando hacerlo a mano te quita tiempo, o cuando quieres que el cliente reserve fuera de horario. Esto contemplan nuestros servicios:
Cómo se activa cada pieza depende de tu negocio y de tu agenda actual, y eso lo vemos contigo en el diagnóstico.
Las reservas necesitan una web donde vivir: si aún no la tienes, la nuestra cuesta 450 € de alta y 30 € al messin IVA, y aquí explicamos cuánto cuesta una web para un taller.
Todo junto está en el pack Corriente: 1.100 € de alta y 90 € al messin IVA. Suma web, ficha de Google con reseñas, perfiles en redes, reservas, anti-ausencias, chatbot de preguntas frecuentes y dos automatizaciones a elegir. Más en precios y servicios.
Una cuenta para hacer con tus números, sin prometer nada: el primer año de Corriente son 1.100 + (90 × 12) = 2.180 €sin IVA. Con el ticket medio de CETRAA de 2023 (323,71 €, facturación y no beneficio) equivale a unas 7 órdenes de trabajo. Si tu agenda pierde más que eso al año, la cuenta merece una conversación.
Precios sin IVA; las condiciones (permanencia, consumo) están en Ver condiciones.
No para empezar. Una agenda compartida y una hoja con matrícula, avería y teléfono cubren el método de esta guía. Un programa o una reserva online compensan cuando el volumen de citas te desborda la libreta.
Reserva dos o tres huecos de 30 minutos al día para urgencias y libéralos a media mañana si nadie los usa. Es un consejo propio: ajústalo con tu histórico.
El Real Decreto 1457/1986 fija una validez mínima de doce días hábiles para el presupuesto escrito del taller.
Sí. La reserva online de 279studio no contempla pagos ni señal: el cliente elige servicio y franja y tú ves la agenda.
Reservas online cuesta 320 € de alta y 25 € al messin IVA; Anti-ausencias, 170 € y 19 € al messin IVA. Juntas, con web y más servicios, forman el pack Corriente: 1.100 € y 90 € al messin IVA.
Cuéntanos cómo das las citas hoy: qué te preguntan por teléfono, cuántas se te caen y qué te falta. En 30 minutos, gratis, te decimos qué cambiarías.
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