Gestión de una academia: Excel, software o sistema propio

La respuesta corta

Los umbrales son criterio nuestro, no un dato de mercado: no hemos encontrado una cifra fiable de cuántos alumnos gestiona una academia media ni de cuántas usan Excel.

Cuándo el Excel basta y cuándo empieza a costarte dinero

Basta mientras lo toca una sola persona, cada dato vive en un sitio y no tienes que cruzar grupos con pagos. Empieza a costarte cuando pasa alguna de estas cosas: fichas duplicadas, un pago que nadie recuerda haber cobrado, un cambio de grupo que no llega a la lista del profesor, o no poder contestar en cinco minutos "cuántas bajas tuve este trimestre".

Los errores en hojas de cálculo son la norma, no la excepción. Raymond Panko, de la Universidad de Hawái, recopila auditorías de hojas de cálculo de empresas: en nueve estudios con 163 hojas, el 84 % tenía errores en promedio (resumen de Panko). Son hojas de empresa, sin relación con academias, y los estudios principales son de 1995 a 2000. Sirve para no fiarse de una hoja, no para saber cuántos errores tiene la tuya.

Haz la cuenta con tus horas: horas al mes cuadrando altas, bajas y cobros × lo que vale tu hora. Ejemplo ilustrativo, con cifras inventadas: 6 horas × 20 € = 120 € al mes, 1.440 € al año.

Si decides quedarte en Excel, tres reglas baratas: una hoja compartida con historial de versiones (Google Sheets y Excel en la nube lo tienen), una copia semanal guardada en otro sitio y una columna con la fecha de la última modificación de cada ficha. Con eso reduces el riesgo sin gastar nada.

Qué da un software de academias y cuánto cuesta

Precios publicados, leídos el 19 de septiembre de 2026:

Aprendesk anuncia 30 días gratis y sin permanencia. Otro software del sector publica tarifas, pero las marca como válidas hasta final de 2025, así que ni las damos por vigentes ni las incluimos.

Lo importante no es el precio, sino lo que incluyen: Aprendesk trae de serie facturación, cobro online y portal de familias; Argos, facturas y remesa bancaria. Nosotros no hacemos facturación.

Cuándo compensa un sistema propio

Cuenta a 36 meses, sin IVA:

Nuestro CRM cuesta 676,50 €sin IVA más que un Starter a tres años, y la capa sobre tu software bastante más. No es una comparación de igual a igual: el software trae facturación y cobro online; nuestro CRM no factura ni cobra. Por eso la pregunta útil no es "¿cuánto cuesta?", sino ¿qué necesito que mi software no hace? Si la respuesta es "nada", quédate con el software.

Un sistema propio empieza a tener sentido cuando se cumplen al menos dos de estas cuatro cosas:

1. Un proceso que te cuesta horas cada semana no cabe en el software. Por ejemplo, la entrevista de nivel con franjas fijas por semana o el aviso dos días antes de un examen.
2. Tu pérdida está antes de la matrícula. Consultas que nadie contesta a tiempo, entrevistas que no se reservan. Ahí una capa sobre lo que ya usas (reservas de entrevista, avisos y un chatbot de preguntas frecuentes) sirve más que cambiar de programa de gestión.
3. Necesitas que tu web, tus reservas y tus avisos funcionen juntos, y que cada persona del equipo tenga su usuario.
4. Ya probaste un software (con sus 30 días gratis) y sabes qué le falta.

Sobre el tamaño: con pocos alumnos la diferencia de coste pesa más que la de funciones, y con muchos el software ilimitado sale más barato por alumno. Por debajo de unos 50 alumnos, casi nunca compensa un sistema propio. Es un umbral nuestro, no un dato.

Lo que contemplan nuestros servicios:

• CRM: aplicación web con fichas de alumno, grupo y pagos pendientes y un usuario por persona. 520 € de alta y 25 € al messin IVA. Si tu caso se sale de la plantilla, se presupuesta tras una hora de análisis que se descuenta del proyecto.
• Capa sobre tu software: Reservas online, 320 € y 25 € al messin IVA, que se puede montar sobre una web que ya tengas, sin cobros online. Anti-ausencias, 170 € y 19 € al messin IVA, con confirmación y recordatorio antes de la cita, por el canal que acordemos. El chatbot de preguntas frecuentes, 220 € y 19 € al messin IVA, se apoya en nuestra web. Cada automatización suelta, 80 € y 8 € al messin IVA.

Precios sin IVA; las condiciones (permanencia, consumo) están en Ver condiciones.

No prometemos conectar estas piezas con un programa de gestión concreto. Cómo se activa cada una depende de tu negocio y de tu software actual, y eso lo vemos contigo en el diagnóstico, donde te decimos si tiene sentido en tu caso.

Cómo salir del Excel sin perder datos

Sea cual sea la opción que elijas, los pasos son los mismos:

1. Limpia las columnas. Un dato por columna, sin celdas combinadas ni notas dentro de las celdas.
2. Dale a cada alumno un identificador único. Nombre y apellidos no sirven: hay homónimos.
3. Separa en hojas alumnos, grupos y pagos, en lugar de una hoja gigante.
4. Importa y compara. Cuenta los registros antes y después.
5. Deja el Excel en solo lectura durante una temporada, por si hay que consultar algo.

Si eliges nuestro CRM, la migración está incluida hasta 500 registros en formato digital estructurado (Excel o CSV limpios). Un Excel desordenado lo valoramos antes en el diagnóstico; los datos en papel no se asumen; por encima de 500 registros o si hay trabajo real, se presupuesta aparte y te avisamos antes.

Los datos de tus alumnos, con cuidado

Si tu academia tiene alumnos menores, ojo. Según la ley de protección de datos, el tratamiento de los datos de un menor solo puede apoyarse en su propio consentimiento si es mayor de catorce años. Una hoja de cálculo que viaja por correo o en un USB con datos de menores es el caso típico de riesgo. Hay una guía de la AEPD para centros educativos; consulta con tu asesor si te aplica. Esto es información general, no asesoramiento jurídico.

Qué hacemos nosotros

Somos un estudio de cuatro personas en Oleiros (A Coruña). Si ya usas un software, no te vendemos otro: miramos qué proceso se te queda fuera. Puedes ver los packs en precios y el detalle de cada servicio en servicios.